Het merendeel van de hedendaagse boekhoudsoftware bestaat uit online toepassingen. Dit uit zich het vaakst onder de vorm van webapplicaties. Traditionele pakketten (zoals Microsoft Excel) worden meer en meer verdrongen door online alternatieven, ook op het vlak van boekhouding en financiële administratie
Een online boekhoudpakket biedt dan ook verschillende voordelen. Je kunt te allen tijde toegang krijgen tot het systeem, wat ervoor zorgt dat je beter kan gaan samenwerken en waardoor je boekhouding als het ware meegroeit met je onderneming. Vele ondernemers stappen vandaag de dag dan ook over op een online variant. De enige vraag die rest is: ‘Welk online boekhoudpakket kies ik dan best?’.
De voordelen van online software
Eerst schetsen we even kort de voornaamste pluspunten van een online boekhouding. Deze zullen immers doorslaggevend zijn in het nemen van je keuze. Niet in alle online pakketten weegt een bepaald voordeel immers evenveel door.
Het eerste voordeel werd al vernoemd. Overal waar een internetverbinding beschikbaar is (en tegenwoordig is dat al op heel wat plaatsen), heb je toegang tot je boekhouding. Online pakketten kunnen gemakkelijk worden gekoppeld aan andere toepassingen (zoals een webwinkel). Als je vanuit het pakket facturen wil versturen, dan kan dat rechtstreeks via e-mail. De internetverbinding die daarvoor nodig is, bestaat immers al.
Online gaat het delen van (financiële) informatie ook gemakkelijker en sneller. De online programma’s zijn veelal ook op meerdere systemen te gebruiken. Zware systeemvereisten zijn er niet, doordat alles zich online of ‘in the cloud’ bevindt. Zelf back-ups maken is niet nodig, dat gaat automatisch. Ook updates gebeuren vanzelf en op de meest geschikte momenten. En last but not least, online applicaties zijn streng beveiligd. Ze worden bijna altijd nauwlettend in het oog gehouden door veiligheidsinstanties die de kwaliteit waarborgen door de aflevering van veiligheidscertificaten.
Het maken van een keuze
Hoe kies je nu het meest geschikte online pakket voor jouw onderneming? Eerst moet je bepalen welke voordelen of troeven (zie hierboven) voor jou de belangrijkste zijn. De pakketten die daaraan voldoen kun je vervolgens gaan vergelijken.
Je kunt gaan vergelijken op basis van verschillende criteria. Veel voorkomende criteria zijn de prijs en de beschikbare functionaliteiten.
Qua prijs is niet alleen de maand- of jaarprijs belangrijk, maar ook de hoogte van de eenmalige kosten of kosten van updates, onderhoud of hosting. Ook de lengte van de opzegtermijn kan doorslaggevend zijn in het nemen van je keuze.
In sommige pakketten kan men alleen verkoopfacturen boeken. Andere staan dan weer in voor een volledige administratie. Belangrijk in de overweging zijn dus bijvoorbeeld ook de mogelijkheid tot het boeken van inkoopfacturen, het automatisch inlezen van banktransacties of het versturen van offertes en herinneringsbrieven. Niet onbelangrijk voor ondernemers is ook of er een link bestaat met een automatische BTW-aangifte.
Andere criteria zijn de rapportagemogelijkheden (balans, resultatenrekening, enz.), het aantal mogelijke gebruikers, het al dan niet aanwezig zijn van een meekijkfunctie voor de externe boekhouder of het bestaan van een relatiebestand waarin alle relaties kunnen worden beheerd.
Om je al een beetje op weg te helpen, vermelden we hierna al even de belangrijkste troeven van de bekendste online boekhoudapplicaties.
Bij Acumulus betaal je slechts 9,95 euro per maand voor het voeren van een online boekhouding. In dit pakket kun je zelf boekhouden, maar ook samenwerken met je externe adviseur. De helpdesk is gratis en bovendien wordt er een gratis cursus en handleiding ter beschikking gesteld.
Het bekendste online pakket is misschien wel Exact Online. Dit pakket is zeer uitgebreid en dus meer geschikt voor ondernemers met ervaring. De prijs (een instapprijs van 29 euro per maand) is ook iets hoger, maar dat wordt dan gedeeltelijk gecompenseerd door de gratis ondersteuning die wordt aangeboden.
FicsBook, tenslotte, is een van de goedkoopste online boekhoudprogramma’s op de markt. Bij FicsBook betaal je 7,50 euro per maand voor een basisboekhouding. De prijs stijgt naargelang men meer functionaliteiten aan het pakket toevoegt of naargelang men meer boekingen per maand uitvoert.