Handelsondernemingen werken vaak met een webshop. Op die manier kunnen klanten ook online kennis maken met het bedrijf en zijn producten. Bovendien hoeven ze de deur niet meer uit om een bestelling te plaatsen.
Voor een ondernemer komt bij het houden van een webshop wel wat administratie kijken. Als men al over een online administratiepakket beschikt, ware het dan ook superhandig om de webshop en de administratie automatisch te kunnen linken. Verschillende administratieprogramma’s bieden vandaag de dag al die mogelijkheid. Alle mutaties in de webwinkel worden op die manier onmiddellijk verwerkt in de online administratie.
Voordelen van de combinatie tussen een webshop en een online boekhouding
Als een klant bijvoorbeeld een bestelling plaats in de webshop, dan komt er in het administratiepakket automatisch een factuur klaar te staan. Het hoeft geen verdere uitleg dat men hiermee een pak tijd en moeite kan besparen. Bovendien zorgt een koppeling tussen het boekhoud- of facturatieprogramma en de webshop ervoor dat je altijd beschikt over de meest actuele informatie. Men hoeft ook geen handmatige verrichtingen (die gekoppeld zijn aan de webshop) meer in te boeken. En als het administratiepakket ook een inventarislijst bijhoudt, wordt deze automatisch geactualiseerd nadat een bestelling werd geplaatst in de webwinkel. Als men naast een webwinkel ook een fysieke winkel heeft, voorkomt men dankzij deze gekoppelde administratie dubbele verkopen. Een artikel kan zo nooit twee keer worden verkocht (eenmaal online en eenmaal ter plaatse in de winkel). Als tenslotte de bankverrichtingen worden ingelezen, gaat de software automatisch op zoek naar een verkoop in de webwinkel die met de ingelezen gegevens overeenkomt.
Hoe en waar koppelt men een webshop aan de online administratie?
Sommige pakketten voorzien een automatische koppeling. Bij andere pakketten is het dan weer vereist om eerst iets te installeren. Veel moeite kost dit je echter niet. Een nieuwe extensie is zeer gemakkelijk te installeren via de eigen webshop. Onmiddellijk na de installatie is de koppeling een feit en kun je online orders van op de website exporteren naar de online boekhouding. Sommige softwareleveranciers (zoals e-Boekhouden.nl) stellen een installatiehandleiding ter beschikking. Die handleiding begeleidt je snel en vlotjes doorheen de installatie van de nodige modules. Vaak wordt hiervoor de webshopsoftware Magento, VirtueMart of Mijnwebwinkel gebruikt.
Exact Online werkt in die sfeer nauw samen met gerenommeerde partners in de sector van webwinkels. Op die manier bieden ze hun klanten totaaloplossingen op vlak van online webwinkels aan. Je betaalt dan ook slechts één pakketprijs (voor zowel de webwinkel als de boekhouding zelf).
Diverse leveranciers van boekhoudsoftware bieden al een koppeling met de webshop aan. Bij de ene is de prijs of de service daarvoor al iets hoger dan bij de andere. Bekende en betrouwbare leveranciers als Exact Online, Reeleezee en e-Boekhouden.nl hebben al enkele jaren ervaring met deze service. Het lijkt ons dan ook geen overbodige luxe om eerst eens je licht op te steken bij één van deze drie. Veel kans dat je hier al vindt wat je precies zoekt en verwacht van een koppeling tussen de webshop en de boekhouding.
Welk pakket zou je adviseren voor een starter die a. nog geen / weinig inkomsten heeft b. kan boekhouden c. geen ervaring heeft met doen van belastingaangiftes? Alvast bedankt.
Wij maken gebruik van de Magento Twinfield koppeling. We zijn erg tevreden over deze koppeling. Alle transacties gaan 1 op 1 de boekhouding in. Dit scheelt ons heel veel werk. Wij hebben deze koppeling gekocht bij Tauros Media. http://www.taurosmedia.com/producten/magento-twinfield