Review: Facturen sturen met WeFact

WeFact facturen sturen

Beoordeling

WeFact J. van Beek op 4
Website aanbiederIn deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het softwarepakket van WeFact. Het professioneel team van WeFact heeft zich gespecialiseerd in het ontwikkelen van betrouwbare online applicaties op het gebied van facturatie.

In 2005 ontstond bij WeFact het idee om een online facturatiesysteem te ontwikkelen vanuit de overtuiging dat elektronische facturen vele voordelen kunnen bieden. Vandaag de dag zijn de producten WeFact Standard en WeFact Hosting daar de vruchten van. Vele ZZP’ers, startende ondernemers en freelancers maken op heden gebruik van dit gebruiksvriendelijk facturatiepakket met ruim 8 jaar ervaring.

Het pakket van WeFact is compleet en wordt op een aantrekkelijke manier naar voren gebracht. Het is eenvoudig in gebruik en het bespaart de ondernemer een pak tijd. Het is vrij duidelijk dat men bij WeFact veel tijd heeft besteed aan de ontwikkeling van het online pakket. Alles zit logisch in elkaar. Denk daarbij maar aan het dashboard en de structuur onder de vorm van menu’s.

Werking van het programma

WeFact Standard is speciaal voor ZZP’ers en kleine ondernemingen ontwikkeld. Het laat hen toe om eenvoudig en op een veilige manier facturen online te versturen. Daarbij kun je te allen tijde beroep doen op een duidelijk overzicht. Op de facturen kun je het eigen logo plaatsen en kun je zelfs beroep doen op het eigen briefpapier. Klanten kunnen betalen via overschrijving, iDeal of automatisch incasso. WeFact Hosting is dan weer een unicum in de hostingbranche. Domeinnamen kunnen bij 16 verschillende Nederlandse en internationale registers worden geregistreerd. Het is mogelijk om rechtstreeks op een server direct hostingaccounts aan te maken. En ook een klantenpaneel en bestelformulier is inbegrepen in dit pakket.

Op financieel gebied komen ondernemers uiteraard meer in aanraking met het eerste pakket: WeFact Standard. Debiteuren, crediteuren en producten kunnen daarin simpel worden aangemaakt. Het is mogelijk om klanten- en leveranciersgroepen te creëren en kortingsregels met diverse voorwaarden toe te voegen. Handig ook is de mogelijkheid om een mailing te versturen naar je klanten, rechtstreeks vanuit het pakket. En bovendien kun je bijvoorbeeld e-mailberichten als bijlage bij een factuur of herinneringsbrief meesturen.
In het algemeen hangen volgende functionaliteiten vast aan WeFact Standard. In de eerste plaats is deze versie er om te factureren. Op geregelde tijdstippen terugkomende facturaties kunnen via Periodiek Factureren automatisch worden gegenereerd. WeFact zet dan telkens op de gewenste tijdstippen de factuur automatisch klaar om te versturen. Met slechts één muisklik zie je een overzicht van alle openstaande facturen en maak je een betalingsherinnering aan. En ook de inkomende facturen kunnen hier worden verwerkt. Ook van de leveranciers kun je dus eenvoudig een overzicht verkrijgen van alle betaalde en nog openstaande facturen.
Met WeFact Standard kun je ook alle klanten, leveranciers en overige relaties beheren. Zo kun je ze bijvoorbeeld via een mailing op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen in jouw bedrijf of een lopende actie. Per klant kun je de facturen bijhouden en zien welke abonnementen er lopende zijn of welke offertes werden opgemaakt. Gemakkelijkheidhalve kan men ze ook onderverdelen in verschillende groepen. Op dezelfde manier kan men trouwens de leveranciers bijhouden.
De opmaak van offertes in WeFact kan ook perfect. Op eenvoudige wijze kan jouw prijsvoorstel per e-mail worden verstuurd naar de klant. Qua opmaak dien je enkel de juiste producten te kiezen en er een prijs aan mee te geven. De optellingen doet het programma zelf, net als het verzorgen van een professioneel ogende lay-out. Als de klant je voorstel heeft aanvaard, kun je met één muisklik de offerte omzetten in een factuur. En dan is er nog de verzending van aanmaningen of herinneringen. Dit zijn documenten die worden verstuurd nadat de betalingstermijn is verstreken. Het programma waarschuwt je automatisch wanneer er een factuur onbetaald blijft.
WeFact biedt ook hulp bij de opmaak van de BTW-aangifte of de resultatenrekening. Omdat alle gegevens worden bijgehouden in de online applicatie, is het een koud kunstje om de standaard aangiften daarna rechtstreeks op te maken uit het pakket.

WeFact kan worden gekoppeld met jouw boekhoudpakket. Er bestaan al zeker koppelingen met Snelstart, Afas, Twinfield, Exact (Online) en Reeleezee, maar ook andere boekhoudpakketten komen mogelijks in aanmerking. Op die manier kun je jouw volledige financiële administratie bundelen op één plaats en handige overzichten doorsturen naar je externe boekhouder of adviseur.
Ook de omgekeerde weg is mogelijk. Gegevens uit WeFact kunnen worden geëxporteerd naar een extern boekhoudpakket of Microsoft Excel (via een CSV-bestand). Op die manier kunnen bijvoorbeeld de adresgegevens ook als adreslabels worden aangewend.

Via WeFact kun je jouw klanten verschillende betalingsmogelijkheden geven. Dit kan via iDeal, via bankoverschrijving of door middel van een automatisch incasso. Via iDeal kun je sneller het geld van je klanten ontvangen. Je kunt bij WeFact profiteren van een lage transactieprijs van 0,59 euro. Als de klant via overschrijving betaalt, kun je het elektronisch bankafschrift importeren in het pakket en op die manier de juiste match laten maken met de betreffende factuur. Als je tenslotte klanten hebt waarvan je zelf het factuurbedrag mag incasseren, kun je via WeFact een betaalbatch opmaken van die facturen. Die batch wordt vervolgens ingelezen bij jouw bank.

Er wordt ook continu gezorgd voor een beveiligde omgeving. Een SSL-verbinding zorgt ervoor dat de ingevoerde gegevens worden gecodeerd, wat afluisterpraktijken onmogelijk maakt. Back-ups gebeuren dagelijks en worden bewaard op een beveiligde locatie. Jouw administratie wordt dus altijd voor de volle 100 procent gewaarborgd.

De voordelen van WeFact

Sommige voordelen kwamen eerder al aan bod. Maar er zijn nog andere. Hierna sommen we even de belangrijkste op.

WeFact is gebruiksvriendelijk. Het houdt de administratie zo eenvoudig mogelijk en het voert taken voor je uit die je in andere omstandigheden manueel zou moeten doen. Dankzij de functie Periodiek Factureren hoef je zelf niet altijd te denken aan automatisch terugkerende facturen. WeFact houdt dat voor jou bij. Bij het versturen van offertes, facturen of aanmaningen kun je jouw eigen huisstijl aanhouden. Je kunt jouw klanten drie verschillende betaalmethoden aanbieden. Hoe groter het aanbod daarin, hoe groter de kans dat de betaling jou snel bereikt. En vergeet ook niet de import- en exportfaciliteiten waardoor je WeFact kunt koppelen aan andere administratieprogramma’s.

Daarnaast biedt WeFact niet alleen facturatie, maar kan het je ook bijstaan in de opmaak van de periodieke BTW-aangifte of de jaarlijkse resultatenrekening. Het pakket geeft je ook op ieder moment inzicht in de cijfers van je bedrijf. Er zit trouwens ook geen limiet op het gebruik van WeFact. Voor een vast bedrag krijg je een onbeperkt gebruik. De software op zich werkt vrij intuïtief. Zelfs iemand met weinig financiële ervaring kan dus snel met het pakket overweg.

De nadelen van WeFact

Veel nadelen zijn er niet aan het online pakket van WeFact. Toch vermelden we graag een paar frustraties van ervaren gebruikers. Perfectie bestaat immers niet.

Men krijgt blijkbaar niet altijd even snel een antwoord op gestelde vragen per e-mail. En als je dan een antwoord ontvangt, ben je er soms niet eens volledig mee geholpen. Al zal dit natuurlijk afhangen van situatie tot situatie.
Wat sommige gebruikers ook missen, is een duidelijk overzicht van deelbetalingen op verkoopfacturen. Als men even doorklikt op een daarvoor voorziene icoon, krijgt men dit weliswaar toch te zien. Maar misschien ware het toch iets handiger als dit rechtstreeks bij het totale factuurbedrag zou vermeld staan.

Wat is de prijs van WeFact?

WeFact Standard kost de eerste 30 dagen niets. Het kan gratis worden uitgeprobeerd. Na die proefperiode betaal je 12,50 euro per maand voor het gebruik van dit online programma. Ook WeFact Hosting kan eerst een maand lang worden uitgeprobeerd. Daarna betaal je eenmalig 99 euro of, indien je voor een gespreide betaling kiest, 15 euro per maand.

Eindoordeel

WeFact is een handig facturatieprogramma dat ideaal is voor ZZP’ers en startende ondernemingen. Je kunt er niet alleen mee factureren, maar het biedt ook een eerste stap in de goede richting naar een geslaagde boekhouding. Dankzij de mogelijke koppelingen met andere pakketten, kun je zo je volledige boekhouding op één centrale plaats gaan bijhouden.

WeFact 30 dagen gratis proberen?

Aanmelden gratis account

Over J. van Beek

J. van Beek is al sinds 1991 actief als zelfstandig boekhouder voor ZZP'ers en het MKB. Voor hen doet hij de administratie, aangiftes en geeft hij fiscaal advies. Omdat veel nieuwe klanten de boekhouding graag online doen is hij opzoek gegaan naar de mogelijkheden. Zijn ervaring met verschillende boekhoudprogramma's deelt hij op deze site.

Deel je ervaring met WeFact

  1. Marco

    “Men krijgt blijkbaar niet altijd even snel een antwoord op gestelde vragen per e-mail.” Als er één ding is dat ik, eveneens ervaren gebruiker van WeFact, als zéér positief ervaar, dan is het wel de snelheid en accuraatheid van antwoorden op e-mails. Ik mail af en toe met een vraag om advies en vrijwel altijd heb ik binnen een uur (!) reactie van één van de heren. En het antwoord is altijd inhoudelijk correct en to-the-point. Waar dit ‘kritiekpunt’ vandaan komt weet ik niet, maar ik wilde even mijn ervaring delen. Waren alle bedrijven maar zo stipt in hun support.

  2. Brandon Kindt

    @Marco ik krijg inderdaad ook super snel reactie bij vragen.

  3. Ton van der Reijken

    Ik kan bevestigen dat de helpdesk van WeFact heel goed is. We hebben regelmatig vragen en die worden altijd heel snel beantwoord. We proberen mee te denken met de makers van WeFact en vaak worden onze suggesties heel serieus genomen en op een to do lijst geplaatst om vervolgens te worden bekeken en indien handig voor het merendeel van de gebruikers bij de volgende update meegenomen. Zonder WeFact zouden wij ons werk niet kunnen doen.

  4. Kevin

    Werkt prima voor de gemiddelde zzp-er en de helpdesk is prima in orde.
    Helaas wordt server-ondersteuning onnodig beperkt en is het onder de motorkap echt een puinhoop…helaas ook op gebied van veiligheid.

  5. Brandon Neubert

    Wij gebruiken WeFact al jaren. Top product en top service.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *