Review: Kan q-invoice Moneybird verslaan?

q-invoice

Beoordeling

q-invoice J. van Beek op 4
Website aanbieder
In deze review bespreken we de werking, voor- en nadelen en de kostprijs van het softwarepakket van Q-invoice. Dit pakket is geen zuiver facturatiepakket (zoals de naam doet vermoeden), maar biedt daarnaast ook boekhoudfunctionaliteiten aan.

Een ZZP’er, startende ondernemer of ondernemer met ervaring weet hoe belangrijk een goede boekhouding is. Een nauwkeurige administratie leidt tot een succesvolle onderneming. Maar het voeren van een goede boekhouding kost veel tijd en geld. Via Q-invoice kun je online facturen opmaken en versturen, en wordt je boekhouding automatisch bijgewerkt. Ook de binnenkomende betalingen worden daarbij automatisch verwerkt en het is zelfs mogelijk om binnenkomende facturen te registreren. Als je daarenboven nog eens rekening houdt met de automatische herinneringen die je via dit online pakket kunt versturen, dan bespaar je als ondernemer een pak tijd die je kunt besteden aan de verdere groei van je bedrijf.

Werking van het programma

Met Q-invoice kun je snel, veilig en foutloos online facturen opmaken. In enkele eenvoudige stappen maak je probleemloos een nieuwe factuur aan. De factuur wordt daarna onmiddellijk bij je klant afgeleverd (elektronisch als PDF-bestand, per post of gewoon allebei). Bij de opmaak van facturen in Excel of Word gebeurt het wel eens dat er enkele gegevens vanop de vorige factuur achterblijven. Bij een online facturatieprogramma als Q-invoice heb je dat probleem niet meer. Bovendien is het mogelijk om automatisch en op geregelde tijdstippen facturen te creëren voor regelmatig terugkerende diensten. Die facturen worden periodiek opgemaakt (bijvoorbeeld maandelijks) en daarna verstuurd. Offertes die in het online pakket van Q-invoice werden opgemaakt kunnen, na akkoord van de klant, heel snel worden omgezet in een factuur.

q-invoice dashboard

q-invoice dashboard

q-invoice factuur

q-invoice factuur

q-invoice overzicht

q-invoice overzicht

 

 

 

 

 

 

Daarnaast kun je ook de inkomende facturen en bankmutaties verwerken in het pakket. Op die manier beschik je over een complete administratie waaruit je handige rapporteringdocumenten kunt weergeven. Doordat dus ook de banktransacties kunnen worden verwerkt, kun je te allen tijde bijhouden welke facturen nog onbetaald zijn (zowel aan de aankoop- als de verkoopzijde). Het systeem koppelt de betalingen automatisch aan de geboekte facturen. Indien het systeem zelf niets vindt, krijg je een waarschuwing en bijgevolg de mogelijkheid om zelf de link te maken met de correcte factuur. En om het geheel compleet te maken, is het ook mogelijk om een automatische BTW-aangifte te genereren. Die is vanzelfsprekend gebaseerd op de ingeboekte facturen.

Verder is het mogelijk om de software van Q-invoice te integreren met een webshop of software waarmee je voorheen al werkte. Omdat alles daarna onder één dak schuilhoudt, kun je op korte termijn nog meer tijd uitsparen. Met een simpele druk op de knop kun je een incassobestand creëren waardoor je nooit meer hoeft te wachten op de betaling van een factuur. Handig ook is de betaallink die je aan de factuur kunt koppelen. Op die manier kan je klant stukken sneller betalen via iDeal.

Het is mogelijk om het eigen logo op de facturen te uploaden. De kleurstelling van de factuur kan zodanig worden aangepast dat het perfect overeenkomt met de huisstijl die je in andere uitgaande documenten gebruikt. Van alle data uit het pakket is op een eenvoudige manier een exportbestand te maken (bijvoorbeeld naar Microsoft Excel). Op die manier kun je jouw boekhouder (indien je met een externe boekhouder werkt) alle nodige informatie verschaffen.

Q-invoice beschikt tenslotte over geavanceerd gebruikersbeheer en een beveiligde omgeving die ervoor zorgt dat je financiële gegevens altijd in veilige handen zijn en blijven. De harde schijven op de servers van Q-invoice zijn aan elkaar gespiegeld en er wordt dagelijks een back-up van het systeem genomen. En om helemaal zeker te zijn, staat er te allen tijde een extra server klaar die het op zeer korte termijn van de eventueel defecte huidige server kan overnemen.

Op gebied van internationale transacties biedt Q-invoice ook de nodige ondersteuning. Als je samenwerkt met buitenlandse ondernemingen is het altijd prettig om een factuur te kunnen uitschrijven in de landstaal van de klant. Bij Q-invoice is het momenteel mogelijk om facturen op te maken in het Nederlands, Engels of Duits. Onder de algemene parameters kun je instellen wat de standaardtaal van een uitgaande factuur moet zijn. Je kunt ook per relatie specificeren of er al dan niet een duplicaat van de factuur in een tweede taal moet worden meegestuurd in bijlage.

De voordelen van Q-invoice

De interface van Q-invoice is overzichtelijk, duidelijk, en het voelt prettig aan. Je bent niet gebonden aan één werkplek omdat je overal ter wereld (althans waar er een internetverbinding ter beschikking is) kunt aanmelden in het systeem. De koppeling met een webshop biedt het grote voordeel dat bestellingen die op de webshop zijn geplaatst, automatisch in de administratie worden verwerkt. De klant krijgt vervolgens onmiddellijk de factuur toegestuurd, zonder dat daar enige manuele tussenkomst voor nodig is.

De support scoort ook goede punten. Telefonische vragen worden vrij snel en professioneel beantwoord. Als je voordien al met een andere software werkte, kun je bestaande klantenbestanden gemakkelijk importeren in het pakket van Q-invoice. Vooral de overgang van Moneybird naar Q-invoice wordt gestimuleerd. Er werd namelijk een speciale module gecreëerd waarmee je in amper 5 minuten tijd je volledige administratie (relatiegegevens, factuurregels, verstuurde facturen, geboekte facturen, offertes en offerteregels, enz.) vanuit Moneybird kunt overzetten naar Q-invoice.

De nadelen van Q-invoice

Wat zijn de nadelen van Q-invoice? Het is een simpele vraag, maar we moeten je het antwoord schuldig blijven. Ongetwijfeld zijn er minpuntjes, zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Maar echte nadelen kan men dat dan weer niet noemen. Proefondervindelijk zal je wellicht kleine onpraktische zaken ondervinden, maar het is maar de vraag of dit opweegt tegen de talrijke voordelen van dit online pakket.

Wat is de prijs van Q-invoice?

Er bestaan drie deelpakketten binnen Q-invoice. Het eerste pakket is gratis. Hiermee kun je maandelijks 3 facturen en 3 offertes gratis opmaken en versturen. Dit kan in de eigen huisstijl en naar eigen wens. Het moet wel één en hetzelfde project betreffen. Het is mogelijk om de gegevens daarna te exporteren naar Excel of een ZIP-file en je kunt de klant via iDeal laten betalen.

Het tweede pakket heet Professional en kost 9,50 euro per maand. Met dit deelpakket kan men ongelimiteerd facturen uitschrijven en versturen. De koppeling met een webshop wordt hierbij mogelijk, net als het relatiebeheer. Naast de export naar Excel of een ZIP-file en de betaling via iDeal, is het nu ook mogelijk om bankafschriften automatisch te importeren.

Een laatste deelpakket kost 19,50 euro maand. De naam ‘Unlimited’ spreekt voor zich. Men kan factureren naar wens en alles in het professioneel pakket importeren. Meerdere lay-outs en rapportages zijn voortaan mogelijk, net als de export van een incassodocument. In deze versie kunnen ook een ongelimiteerd aantal gebruikers inloggen in het systeem.

Eindoordeel

Het verdict van Q-invoice luidt positief. Nadelen van dit online pakket zijn dan ook moeilijk te vinden. De voordelen daarentegen zijn talrijk aanwezig. We kunnen alleen maar besluiten dat Q-invoice een interessant pakket is voor ZZP’ers, maar ook voor meer ervaren ondernemers. Dat geldt in de eerste plaats op het gebied van facturatie, maar ook als compleet administratiepakket scheert Q-invoice hoge toppen.

Gratis q-invoice account aanmaken en testen?

Aanmelden q-invoice

Over J. van Beek

J. van Beek is al sinds 1991 actief als zelfstandig boekhouder voor ZZP'ers en het MKB. Voor hen doet hij de administratie, aangiftes en geeft hij fiscaal advies. Omdat veel nieuwe klanten de boekhouding graag online doen is hij opzoek gegaan naar de mogelijkheden. Zijn ervaring met verschillende boekhoudprogramma's deelt hij op deze site.

Deel je ervaring met q-invoice

  1. Ricardos

    Heerlijk en fijn programma om je facturen mee te sturen en het ook gelukkig ook mogelijk om een sepa incasso uit te voeren met q-invoice.

  2. Hannah van Herk

    Voor facturen werkt Q-invoice prima, maar het systeem is verre van uit ontwikkeld. Wij stuitten op een aantal bugs die echt heel vervelend waren en weliswaar uiteindelijk door Q-invoice werden opgelost, maar snel ging dat niet en daar zijn heel wat mailtjes overheen gegaan. Ik heb de indruk dat het zijn meer computerjongens dan boekhoudjongens zijn, Onze boekhouder bespeurde nog problemen met de btw op de balans – daar moeten we nog aan beginnen. Dus als je een volwaardig boekhoudprogramma zoekt, zou Q-invoice (bij nader inzien) niet onze keuze zijn.

  3. Sander. E

    Niet aan beginnen!! Ik ben van moneybird overgestapt naar q-invoice dit kon probleemloos werd mij verteld… nou NEE dit is 1 brok ellende geweest. Q-invoice is nog steeds verre van uit ontwikkeld en bevat ook nu ontzettend veel fouten op het moment van schrijven zijn ze een nieuwe versie aan het uitrollen maar gezien de werkwijze en de talloze fouten raad ik dit niemand aan! Inmiddels is de boekhouding weer terug bij moneybird

  4. Thomas

    Gebruik dit inmiddels al een tijd, en zou willen dat ik er nooit was.
    Wat een ellende. Reageren niet op e-mails. Zit vol met fouten en bugs.
    De basis is er maar het komt juist aan op de details.

    Lijkt erop dat men simpelweg te weinig personeel heeft waardoor alles achter loopt.
    Goed geprobeerd, maar blijf hier van weg.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *