Goedkoop boekhouden in Excel voor startende ondernemers

ZZP’ers en startende ondernemers hebben in het begin van hun carrière vaak nog geen behoefte aan een uitgebreid en duur boekhoudpakket. Het bijhouden van een boekhouding in Excel biedt een ideale oplossing voor die doelgroep. Het is niet alleen gratis, maar je leert ook snel zelf hoe je kunt boekhouden. Microsoft Excel is overzichtelijke software waarin een goede en complete administratie kan worden bijgehouden.

De voordelen van een boekhouding in Excel

Excel is op de meeste computers standaard aanwezig. Het zit immers verwerkt in het Microsoft Office pakket dat overal beschikbaar is (zowel op Windows, Linux, Apple Mac of andere besturingssystemen). Tegenwoordig kun je dit zelf gaan bijhouden op je smartphone of tablet. Mede hierdoor kun je met relatief weinig financiële inspanningen starten met de opzet van je boekhouding. Enkel de licentie voor het Officepakket moet worden bekostigd. Er bestaan trouwens ook gratis alternatieven voor Excel. Denk daarbij maar aan Google Docs of de spreadsheet van Open Office.

Als je kiest voor Excel, kun je op het internet op zoek gaan naar bestaande sjablonen. In die sjablonen is de opzet van een boekhouding al gemaakt op voorhand, waardoor je dus niet alles zelf meer hoeft uit te zoeken. Als je een beetje thuis bent in Excel, kun je daarna de spreadsheet zelf inrichten naar eigen voorkeur en rekening houdende met de vereisten die je van het pakket hebt. De boekhouding in Excel kan ook meegroeien met je bedrijf. Hoe groter je onderneming wordt, hoe meer functionaliteiten je in het pakket kunt voorzien. Op langere termijn kun je dus in Excel ook facturen opmaken, de voorraad bijhouden en uren of kilometers registreren.

De nadelen van een boekhouding in Excel

Enige kennis van Excel is natuurlijk wel vereist. Wie bijvoorbeeld niet weet hoe je formules of macro’s kunt instellen in Excel, kan er weinig gaan doen op vlak van boekhouding. Informeer je dus voldoende op voorhand en school je bij waar nodig. Omwille van dezelfde redenen is ook een basiskennis van boekhouden vereist. Terwijl andere boekhoudprogramma’s bepaalde basisprincipes automatisch toepassen, moet je dit in Excel allemaal zelf doen. Zeer uitgebreid hoeft je kennis helemaal niet te zijn, maar een zekere basis is toch vereist. En als er problemen zijn met een bepaalde boeking moet je dit natuurlijk zelf oplossen. Er is geen helpdesk die je kunt bellen, zoals bij een andere leverancier van boekhoudsoftware.

Wat je ook niet mag onderschatten, is de tijd die je in een boekhouding in Excel dient te stoppen. Specifieke boekhoudprogramma’s zijn meestal gericht op het eenvoudig en snel verwerken van transacties. Hoewel Excel ook sjablonen aanbiedt, kost het boeken van transacties hier meestal wel iets meer tijd. Dit nadeel wordt evenwel, na verloop van tijd, automatisch afgezwakt.

En een laatste nadeel betreft de beschikbare functionaliteiten. De import van bankverrichtingen bijvoorbeeld zal je in Excel niet kunnen uitvoeren. Ook een koppeling met een ander pakket of een webwinkel zal meestal niet mogelijk zijn.

Beschikbare varianten

Zoals reeds vermeld, vinden we op het internet enkele varianten en sjablonen terug. De ene variant is gratis, de andere is enkel tegen betaling beschikbaar.

Boekinex is zowel gratis als tegen betaling beschikbaar. In de gratis versie krijg je gratis een beperkte administratie ter beschikking. Wil je meer, dan kun je overschakelen naar het betalend pakket. BoekhoudenInExcel en EasyAdmin zijn de twee bekendste betalende varianten. Beiden richten zich op ZZP’ers en startende ondernemers met nood aan een relatief beperkte, doch complete, boekhouding.

Conclusie

Microsoft Excel is ongetwijfeld het bekendste spreadsheetprogramma ter wereld. Ook voor het voeren van een boekhouding is het programma uiterst geschikt. Verschillende ondernemers maken hiervan al gebruik. Dankzij Excel kun je voldoen aan de wettelijke voorschriften op vlak van boekhouding en tegelijkertijd je kosten beperken. Dus zeker het overwegen waard, vooral voor net opgestarte zelfstandigen!